Iniciando no Microsoft Project 1

Domingo, 31 Agosto 2008 11:42

A mais conhecida ferramenta para gerenciamento de projetos é o Microsoft Project. Ele não cobre todas as áreas necessárias para se gerenciar projetos, mas é realmente muito útil em várias delas, principalmente no gerenciamento do tempo. Veja algumas dicas sobre como usá-lo.

A princípio pode parecer não ser tão fácil utilizá-lo, porém não é nada difícil e algumas dicas podem ser úteis.

Para quem está começando é importante conhecer uma sequência para a definição de um projeto. Não que haja alguma certa, mas aqui vai uma sugestão:

1 - Determine o calendário

Menu Ferramentas, Alterar Período Útil

2 - Defina os recursos (quem são as pessoas, equipamentos, materiais, etc, para realizar o projeto)

Menu Exibir, Planilha de recursos

3 - Crie a EAP (Estrutura analítica do projeto) e defina a lista de atividades

Menu Exibir, Gráfico de Gantt

Coloque aqui o nome das tarefas, agrupadas sempre que possível, ou seja, com níveis, mas ainda não defina quanto irá durar cada uma delas.

Uma dica: digite o nome do grupo e as atividades logo abaixo, marque as atividades e clique em [Shift] + [Alt] + [Seta para direita] para deixar as linhas marcadas como itens do grupo representado pela linha acima. Use a mesma combinação e a seta para esquerda para "reduzir" um nível.

É recomendado que use numeração para mostrar a estrutura dos tópicos. Para fazer isso:

Menu Ferramentas, Opções, aba Exibir, marque a opção Mostrar número da estrutura dos tópicos.

Exemplo:

1 Cursos

1.1 Curso Flex

1.1.1 Aula 1

1.1.2 Aula 2

1.2 Curso de Excelência em Gestão

1.2.1 Estrutura do FNQ

...

Para inserir uma atividade no meio, simplesmente posicione o cursor na linha desejada e aperte [Insert].

4 - Atribua os recursos

Clique em cada atividade (não nos nomes dos grupos), e no ícone "Atribuir recursos", ou tecle [Alt]+[F10], ou ainda clique 2 vezes na linha da atividade e selecione Recursos.

Selecione cada recurso e coloque quantas unidades usará.

5 - Defina a duração das atividades

Muitas vezes será necessário a inserção de novas colunas antes de determinarmos as durações.

Para adicionar, clique com o botão direito na barra que contém os títulos das colunas e então clique em "Inserir coluna...".

Normalmente adiciono as colunas:

-Tipo: terá as opções Duração fixa, Trabalho fixo e Unidades fixas;

-Trabalho: quantidade em horas para cada atividade;

-Custo: custo de cada atividade.

A coluna Custo fixo também pode ser inserida se precisar definir este tipo de custo para alguma atividade. Há muitas outras colunas que podem ser úteis, mas isso depende de cada situação.

A coluna Tipo define a relação entre a coluna duração (em dias) e a coluna trabalho (em horas) fixando um dos valores de acordo com o que for selecionado em Tipo.

6 - Defina a dependência entre as atividades

Sobre dependências há bastante coisa a ser demonstrada e em breve completarei este item, mas para dependências simples, em que uma atividade depende do término da outra para iniciar, simplesmente clique no gráfico, na direita, na atividade que precisa ser finalizada, e então arraste até a atividade que depende dela.